Playbook comercial para o setor imobiliário: tudo o que você precisa saber

O mercado imobiliário vive em constante evolução, o que torna um plano estratégico bem estruturado e uma equipe comercial bem alinhada essencial para o sucesso de qualquer imobiliária ou incorporadora. Nesse contexto, um elemento chave para uma estratégia coesa e bem definida é o playbook comercial.

O playbook comercial assume um papel fundamental, não apenas orientando sua equipe, mas também impulsionando o desempenho das equipes de vendas e locação, aprimorando a estratégia comercial como um todo e garantindo um alinhamento de toda a equipe.

Neste artigo, convidamos você a embarcar em uma jornada para desvendar o significado e o potencial de um playbook comercial. Descubra como essa ferramenta pode otimizar os processos da sua empresa e se tornar um recurso estratégico para toda a equipe.

Neste artigo, você encontrará:

1. O que é um playbook comercial
2. Vantagens de criar um playbook
3. Como fazer um playbook comercial
4. O que não pode faltar em um playbook de vendas 
5. Quem deve ser o responsável por criar um playbook comercial na imobiliária ou incorporadora?

O que é um playbook comercial?

Imagine o playbook de vendas como um alicerce sobre o qual as estratégias de vendas e locação são construídas. O playbook é uma bússola que orienta e fornece informações valiosas e consistentes sobre como conduzir as atividades comerciais com base nos processos da imobiliária ou incorporadora.

A estrutura de um playbook comercial pode variar de acordo com as necessidades e preferências específicas de cada empresa, mas uma abordagem recomendada é dividi-lo em duas partes distintas. A primeira parte oferece uma visão abrangente da empresa, permitindo que os membros da equipe compreendam a história, os valores, a missão e a identidade da organização na qual estão envolvidos.

Já a segunda parte é dedicada ao detalhamento dos processos. Nessa seção, são compiladas as melhores práticas e normas do processo comercial da imobiliária, que orientarão os colaboradores em diversas situações. Essas diretrizes estabelecem um padrão consistente de comportamento e fornecem orientações claras à equipe comercial, garantindo uma abordagem unificada e eficaz.

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Vantagens de criar um playbook comercial

A criação de um playbook comercial para operações de uma imobiliária ou incorporadora oferece várias vantagens significativas:

1. Padronização de processos

Um playbook estabelece procedimentos padronizados, o que ajuda a garantir que todas as operações comerciais sigam as diretrizes da imobiliária ou incorporadora, o que ajuda a reduzir os erros e possíveis inconsistências.

2. Otimização de desempenho

Ao seguir as estratégias e processos documentados no playbook comercial, as equipes de vendas e locação podem otimizar seu desempenho, o que resulta em maior eficiência e equipes mais produtivas.

3. Melhor treinamento

O playbook serve como uma ferramenta de treinamento eficaz para novos membros da equipe, pois ele acelera o processo de integração, permitindo que novos colaboradores se familiarizem rapidamente com os processos da empresa.

4. Maior e melhor compreensão da empresa

O playbook permite que os membros da equipe entendam a missão, valores e identidade da empresa, o que promove um senso de pertencimento e alinhamento com os objetivos da organização.

5. Redução de risco

O playbook pode incluir informações sobre conformidade regulatória e práticas de negócios éticas e regras de negócios, ajudando a reduzir riscos legais e éticos.

Como fazer um playbook comercial

Para criar um playbook comercial eficaz, o primeiro passo é mapear os processos comerciais da empresa. Esse mapeamento é fundamental para garantir que o playbook esteja alinhado com a realidade da organização. Após a conclusão do mapeamento dos processos, inicia-se o desenvolvimento do playbook comercial.

Como mencionado, é recomendável dividir o playbook em duas partes distintas. A primeira parte oferece uma visão geral abrangente da empresa e até mesmo a criação de personas de compradores. Isso ajuda a equipe a compreender melhor o perfil dos clientes com os quais a empresa trabalha.

A segunda parte do playbook é onde ocorre o detalhamento dos processos. Nesta etapa, a empresa aborda desde o processo de entrada de leads até a jornada do lead dentro da organização e, por fim, o pós-venda. Essa seção fornece orientações práticas e detalhadas para cada etapa do processo de vendas ou do processo de locação, garantindo que a equipe esteja preparada para lidar com todas as fases do ciclo de vendas e/ou locação de forma eficaz.

O detalhamento dos processos desempenha um papel essencial na estratégia do playbook. Por essa razão, é valioso incluir componentes como um organograma do setor, que proporciona uma compreensão clara da estrutura da equipe, e um glossário contendo os termos específicos da organização. 

Além disso, é útil oferecer uma lista de ferramentas e softwares utilizados, acompanhada de explicações básicas sobre suas funcionalidades. Isso pode incluir, por exemplo, a explicação do uso do CRM ou a abordagem dos canais Omnichannel.

Além disso, o playbook deve conter uma lista de links úteis, direcionando a equipe para recursos adicionais que podem aprimorar seu trabalho. Esses recursos extras podem incluir documentos como um script de atendimento ou uma seção de perguntas frequentes (FAQ), fornecendo orientações adicionais e facilitando o desempenho das tarefas diárias da equipe.

O que não pode faltar em um playbook de vendas 

Um ponto-chave do playbook de vendas é a exploração do funil de vendas, com foco nas várias maneiras pelas quais um lead pode chegar até a imobiliária. É importante abordar regras de distribuição de leads, processos de atualização de leads no CRM, estratégias de cadência, critérios para qualificação de leads e critérios para o descarte.

Adicionalmente, o playbook de vendas deve incluir uma seção dedicada a documentações e políticas de vendas. Isso proporciona à equipe de vendas uma compreensão abrangente das práticas e procedimentos da empresa, garantindo que estejam bem informados e preparados para responder a perguntas de clientes quando necessário.

Além disso, uma explicação detalhada do processo de pós-venda é fundamental. Isso permite que a equipe de vendas não apenas tenha conhecimento interno, mas também esteja preparada para orientar os clientes de forma eficaz, esclarecendo dúvidas e fornecendo um serviço pós-venda de qualidade.

Esses elementos são fundamentais para garantir o funcionamento eficaz do processo e a utilização eficiente das ferramentas disponíveis.

O que não pode faltar em um playbook de locação

Assim como o playbook de vendas, o playbook de locação é dividido em duas partes essenciais. A primeira parte oferece uma visão geral da empresa, a segunda parte do playbook de locação é dedicada ao detalhamento dos processos da imobiliária, abrangendo a jornada completa do lead dentro da organização, desde o primeiro contato até o fechamento do contrato. 

Nessa seção, são discutidas regras de distribuição de leads, processos de atualização de leads no CRM, estratégias de cadência, critérios para a qualificação de leads e critérios para o descarte, semelhantes ao playbook de vendas.

O playbook de locação também deve conter informações detalhadas sobre as garantias locatícias oferecidas pela empresa e a estratégia utilizada para a escolha delas.

Também é valioso incluir materiais adicionais, como uma seção de perguntas frequentes (FAQ), abordando questões comuns, como a documentação necessária para locação, procedimentos de visitação de imóveis, responsabilidades de manutenção do imóvel, processos de vistoria e outras dúvidas que possam surgir durante o processo de locação.

Em contraste com o processo de vendas, o relacionamento da equipe da imobiliária com os clientes, especialmente a equipe administrativa de locação, é de longo prazo. Portanto, é importante abordar no playbook de locação como fazer uma transição suave e eficaz da equipe comercial de locação para a equipe administrativa após o fechamento do contrato, garantindo uma transição coesa e sem interrupções para o cliente.

Quem deve ser o responsável por criar o playbook comercial na imobiliária ou incorporadora?

Em ambas as operações de vendas e locação de uma empresa, é recomendado que a liderança, em colaboração com a diretoria, realize o mapeamento dos processos. Esse esforço conjunto visa garantir que todos tenham um entendimento abrangente do funcionamento real das operações e possam identificar quaisquer gargalos que possam ser aprimorados.

Para conduzir esse mapeamento, é interessante que os líderes de cada setor observem o funcionamento das operações e façam perguntas aos funcionários. Essa abordagem permite que a liderança adquira insights valiosos e uma compreensão completa dos processos.

Uma vez que o mapeamento tenha sido concluído e uma estrutura pré-definida tenha sido estabelecida pela liderança e diretoria, a produção do material pode ser delegada à equipe de marketing interna da empresa.